Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données

Le responsable de traitement est la société OKDOM, SARL au capital de 1 000 €, dont le siège est situé 3, avenue de Bouvines, 75011 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro SIREN 908 369 275.

Pour toute question relative à vos données : OKSecretariat@okdom.fr, ou par courrier à l'adresse du siège.

2. Quelles données nous collectons

Quand vous nous contactez

Nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, objet de la demande et contenu de votre message.

Quand vous souscrivez

Nom, prénom, e-mail, téléphone, dénomination sociale, forme juridique, situation (création, transfert, changement de domiciliataire), adresse de domiciliation choisie, offre et périodicité.

Pour établir votre contrat

Capital social, greffe d'immatriculation, numéro SIREN, qualité du représentant légal, adresse personnelle du dirigeant, lieu de tenue de la comptabilité, adresse de réexpédition du courrier.

Pièces justificatives

Copie d'une pièce d'identité du dirigeant, extrait K-bis ou projet de statuts, justificatif de domicile. Ces documents sont exigés par l'article 16 de nos conditions générales et par la réglementation applicable à la domiciliation.

Gestion de votre courrier

Données d'expéditeur, dates de réception, et le cas échéant numérisation du courrier reçu à votre adresse de domiciliation.

Données de facturation

Historique des règlements, factures, échéances. Nous ne conservons aucune donnée bancaire. Les paiements sont traités directement par notre prestataire Stripe.

Données techniques

Adresse IP, type de navigateur et pages consultées, à des fins de sécurité du site et de prévention de la fraude.

Mesure d'audience

Si vous l'acceptez, des données de navigation anonymisées nous indiquent combien de personnes visitent le site et quelles pages les intéressent. Si vous refusez, rien n'est collecté. Le détail figure dans notre politique de cookies.

3. Pourquoi nous les traitons, et sur quelle base

Finalité	Base légale
Répondre à vos demandes de contact	Mesures précontractuelles prises à votre demande, ou intérêt légitime à répondre à nos prospects
Établir et exécuter le contrat de domiciliation	Exécution du contrat
Vérifier votre identité et l'existence de votre société	Obligation légale (agrément de domiciliation, art. L123-11-3 du Code de commerce)
Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme	Obligation légale (art. L561-1 et suivants du Code monétaire et financier)
Réceptionner, notifier et réexpédier votre courrier	Exécution du contrat
Facturation et comptabilité	Obligation légale
Communiquer vos informations aux organismes officiels qui en font la demande	Obligation légale (art. 13 de nos conditions générales)
Sécurité du site et prévention de la fraude	Intérêt légitime
Mesure d'audience du site et assistance par messagerie	Votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment

4. Combien de temps nous les conservons

Donnée	Durée
Demande de contact sans suite	3 ans à compter du dernier échange
Souscription non finalisée	3 ans à compter de la dernière activité
Contrat et pièces justificatives	5 ans après la fin du contrat (obligation LCB-FT, art. L561-12 du Code monétaire et financier)
Factures et pièces comptables	10 ans (art. L123-22 du Code de commerce)
Courrier numérisé	Durée du contrat, puis suppression à l'issue d'un délai de 3 mois
Journaux techniques	12 mois
Mesure d'audience	13 mois
Vos choix en matière de cookies	6 mois

Ces durées ne sont pas à notre discrétion : elles découlent d'obligations légales auxquelles nous sommes tenus en tant que société de domiciliation agréée.

5. Qui a accès à vos données

Vos données sont accessibles aux équipes d'OKDOM habilitées, et à nos prestataires listés ci-dessous. Chacun n'y accède que pour la finalité indiquée, et est lié par un contrat de sous-traitance.

Prestataire	Rôle	Hébergement
PlanetHoster	Hébergement du site	France
Odoo	Gestion commerciale, contrats, facturation, espace client	Union européenne
Stripe	Traitement des paiements	Union européenne et États-Unis (clauses contractuelles types)
Yousign	Signature électronique	France
Make	Automatisation des échanges entre le site et notre outil de gestion	Union européenne
Google Workspace	Messagerie professionnelle	Union européenne et États-Unis (clauses contractuelles types)
Google Analytics	Mesure d'audience du site, uniquement si vous l'acceptez	Union européenne et États-Unis (clauses contractuelles types)
Axeptio	Recueil et conservation de vos choix en matière de cookies	Union européenne

Vos données peuvent également être communiquées aux autorités administratives et judiciaires qui en font la demande dans le cadre légal, notamment au greffe du tribunal de commerce et aux services fiscaux, conformément à l'article 13 de nos conditions générales.

Nous ne vendons pas vos données et nous ne les louons à personne.

6. Transferts hors de l'Union européenne

Certains de nos prestataires peuvent traiter des données en dehors de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, qui garantissent un niveau de protection équivalent.

7. Comment nous les protégeons

Le site est protégé par un certificat TLS. L'accès à votre espace client est protégé par mot de passe. Les documents que vous déposez ne sont pas accessibles publiquement et ne peuvent être consultés que par vous et par les personnes habilitées chez OKDOM. Les accès aux systèmes sont limités aux collaborateurs qui en ont besoin.

Malgré ces mesures, aucun système n'est infaillible. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, nous en informerions la CNIL sous 72 heures et vous en informerions directement lorsque la loi l'impose.

8. Vos droits

Conformément au Règlement général sur la protection des données et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :

• Accès : obtenir une copie des données que nous détenons sur vous
• Rectification : corriger une information inexacte
• Effacement : demander la suppression de vos données, dans les limites de nos obligations légales de conservation
• Limitation : demander le gel temporaire d'un traitement
• Portabilité : recevoir vos données dans un format réutilisable
• Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime
• Retrait du consentement : lorsqu'un traitement repose sur votre consentement, le retirer à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité de ce qui a été fait avant
• Directives post-mortem : définir le sort de vos données après votre décès

Ce qui se passe si vous ne fournissez pas vos données. Les informations marquées comme obligatoires dans nos formulaires, ainsi que les pièces justificatives listées à l'article 16 de nos conditions générales, conditionnent la conclusion du contrat. Sans elles, nous ne pouvons pas vous domicilier : ce n'est pas une préférence commerciale, c'est une obligation liée à notre agrément et à la réglementation sur le blanchiment. Les autres champs sont facultatifs et ne servent qu'à mieux vous accompagner.

Une précision honnête sur le droit à l'effacement : tant que votre contrat est en cours, et pendant les cinq années qui suivent sa fin, nous ne pouvons pas supprimer les pièces liées à votre dossier. La réglementation sur le blanchiment nous l'interdit. Nous pouvons en revanche supprimer tout ce qui n'est pas couvert par cette obligation.

Pour exercer vos droits, écrivez à OKSecretariat@okdom.fr. Nous répondons sous un mois. Une preuve d'identité peut vous être demandée en cas de doute.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou déposer une plainte sur www.cnil.fr.

9. Cookies

Le site dépose des cookies nécessaires à son fonctionnement et à votre session dans l'espace client. Ceux-là ne requièrent pas votre consentement.

Il utilise également Google Analytics pour la mesure d'audience, et un bouton de discussion pour nous joindre depuis le site. Ces deux services déposent des cookies, et ne sont chargés que si vous les acceptez. Un bandeau vous permet de refuser aussi simplement que d'accepter, et une pastille en bas d'écran vous permet de revenir sur votre choix à tout moment.

Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire, aucun pixel de réseau social, et ne partageons vos données de navigation avec personne.

Nos cartes d'accès s'appuient sur OpenStreetMap et ne déposent aucun cookie publicitaire ni traceur.

Le détail cookie par cookie, leur durée et la façon de les refuser figurent sur notre politique de cookies.

10. Modification de cette politique

Nous pouvons faire évoluer cette politique. La date de dernière mise à jour figure en haut de page. En cas de changement significatif, nous vous en informerons par e-mail.